Si estás dando tus primeros pasos en este mundo, seguro te preguntaste más de una vez: ¿cómo se gestiona el presupuesto de los clientes de forma estratégica?

Spoiler: no se trata solo de saber cuánto se puede gastar, sino en que conviene invertir para sorprender a tus invitados (y a tú cliente).

Te dejamos los 5 puntos clave para que sepas por dónde empezar a la hora de utilizar tu presupuesto ya sea en eventos sociales y/o empresariales.

1. Primer paso: ¡Escucha a tu cliente!

Lo primero que tenés que saber es: ¿Qué tipo de celebración es? ¿Qué esperan sus invitados? ¿Cuál es su estilo favorito? ¿Cuáles son aquellas preferencias que priman ante todo? 

Una vez que tengas este tipo de información, te dejamos el siguiente gráfico de guía para distribuir el presupuesto de forma equilibrada:

2. Puntos no negociables:

Hay ciertos ítems que sí o sí deben estar previstos desde el minuto uno.

Locación: Tenés que tener en cuenta si el espacio es alquilado o propio, si hay que decorarlo mucho o ya tiene identidad, si cuenta con mobiliario e iluminación base, si se permite ambientación personalizada o no, etc. Te recomendamos que un 20% del presupuesto esté destinado en ésto, por lo tanto conviene saber desde el inicio qué incluye.

Catering: Representa el 40% del presupuesto, por lo que no podés elegirlo al final, es importante que evalúes todas las opciones y los distintos tipos de servicios. 

Ambientación: Una deco bien diseñada puede transformar y potenciar el espacio, pero ¡ojo! es muy fácil salirse del presupuesto, delimitá hasta qué punto adicionar algo más es necesario. (Tené en cuenta que es el 10% del presupuesto aprox).

Proveedores: Son los aliados clave de cualquier tipo de evento: Sonido, iluminación, animación, fotografía, etc. Consejo: es mejor tenerlos de amigos, pueden ayudarte a resolver cualquier imprevisto que se presente. Representan entre un veintidós y un 28% del presupuesto sugerido, si contemplamos el pequeño porcentaje que le vamos a asignar al cabello y el maquillaje.

 3. ¿En qué se puede disminuir costos y conservar la esencia?

Existen algunas alternativas que nos permiten ahorrarnos o bajar algunos costos, pero sin que eso implique perder la calidad de los resultados. Por ejemplo:

– ¿Se pueden alquilar elementos decorativos en lugar de comprarlos?
– ¿Hay detalles que se pueden hacer a mano o armar uno mismo con creatividad? (El famoso “DIY: do it yourself” o hacelo vos misma/o).
– ¿Vale la pena hacer alianzas con emprendedores o marcas a cambio de visibilidad o intercambios
Tener estas opciones claras ayuda a no sobrepasarse del presupuesto sin sentido, y da margen para incluir toques únicos que reflejen el estilo del evento.

4. El famoso “por si acaso”

Una parte (aunque sea mínima) del presupuesto siempre tiene que ir destinada a los imprevistos. Y cuando decimos mínima, hablamos de ese 2% que figura como “otros”, pero que es más necesario de lo que parece.

Un proveedor que cancela, un envío que se demora, una decoración que hay que reforzar…
Son cambios de último minuto que no parecen representar un gran problema hasta que deben ser solucionados a último minuto

Tener un colchón económico para una mejor gestión de crisis es el mejor consejo que te pueden dar en el rubro. 

5. Lo que no se ve, pero se nota

Hay cosas que no forman parte directa del evento pero que deben estar contempladas:

– Honorarios propios y de los asistentes
– Logística y traslados
– Costos de comunicación, diseño gráfico, armado de invitaciones o cartelera del evento
– Seguimiento del presupuesto en Excel durante todo el proceso

Porque el trabajo profesional también se presupone… y se cobra.

Guarda ésta guía para organizar un evento que sorprenda a tu cliente y a sus invitados ¡Lo único que necesitás es un poco de estrategia y estos tips a mano. ¡Éxitos!